Pengolahan Data

AUDIT FUNGSI PENGOLAHAN DATADewasa ini semakin sering terdengar ungkapan yang menyatakan bahwadunia modern sudah memasuki era informasi yang berarti bahwa semakin disadarioleh banyak pihak bahwa informasi merupakan sumber yang semakin peranannyadalam kehidupan dan penghidupan manusia. Pentingnya peranan informasiterlihat dengan makin jelas apabila diingat bahwa perseorangan, kelompok, danorganisasi selalu dihadapkan pada keharusan mengambil berbagai macamkpeutusan. Oleh karena itu, postulat yang sangat fundamental dalam pemahaman pentingnya informasi ialah keputusan akan semakin tepat dan prosesnya berlangsung lebih cepat, efisien, dan efektif apabila didukung oleh informasi.

A. SEKILAS TENTANG PENGOLAHAN DATASejalan dengan perkembangan teknologi dan semakin pentingnya informasidalam pengambilan keputusan, maka pengolahan data secara konvensional(manual) yang secara mekanik bagi perusahaan kecil, perusahaan sedang maupun perusahan besar semakin tidak relevan dengan perkembangan yang sangat pesatdan terobosan di bidang teknologi informasi. Oleh karena itu, mulai perlu adanya pemahaman mengenai pengolahan data, organisasi pengolahan data, perangkatkeras pengolahan data dan aplikasi data dalam bisnis dan pemeliharaan system

1.

 

Pengolahan Data Secara Elektronik Definisi dari pengolahan data secara elektronik merupakan serangkaiankegiatan dengan menggunakan computer yang mencakup:a.

 

Pengumpulan Data.Data merupakan bahan mentah yang memerlukan pengolahan lebihlanjut agar berubah bentuknya menjadi informasi, Sedangakan para pengguna informasi menuntut adanya informasi yang bermutu tinggi,sehingga para tenaga pengolah data harus berupaya agar dalammenjalankan fungsinya, terdapat jaminan bahwa:

&

 

M

utu data yang dikumpulkan tinggi,

&

 

elevan dengan kepentingan penggunanya

&

 

Digali dari sumber yang dapat dipercayai, baik internal maupunekternal. b.

 

Pengolahan Data.Yang dimaksud dengan pengolahan data adalah mengubah bentuk danmakna data menjadi informasi yang bermanfaat dan dapat digunakandalam mendukung berbagai proses dalam pengelolaan perusahaantermasuk dalam pengambilan keputusan. Peranan informasi biasanyadigunakan dalam pengambilan keputusan pada penentuan tujuan dan berbagai sasaran perusahaan jangka panjang maupun pendek, keputusan penyusunan strategi oleh manajemen puncak, keputusan pada strategioperasioanal serta pemilihan tipe dan struktur organisasi.c.

 

Proses Penyimpanan.Luaran pengolahan data merupakan informasi yang harus disimpansedemikian rupa sehingga keamanannya terjamin, hemat biaya danmudah ditelusuri, serta mudah diambil apabila tiba waktunya untuk digunakan. Yang paling penting dari penyimpanan data ini adalah darisegi keamanan yang dapat dipandang dari tiga segi, yaitu:

&

 

Agar jangan sampai jatuh pada orang atau pihak yang tidak berhak,seperti pesaing.

&

 

Aman terhadap kerusakan karena tempat penyimpanan yang tidak  baik.

&

 

Aman dari bahaya kebakaran.Dalam segi kehematan biaya adalah penyimpanan dilakukan sedemikianrupa sehingga tidak memerlukan runag yang besar yang berakibat pada biaya pemeliharaan yang banyak., Selain itu penyimpanan dilakukansesuai dengan system tertentu yang diketahui sehingga penelusuran datadan informasi dapat dilakuakn dengan mudah.2.

 

Organisasi Pengolahan Data.Bentuk-bentuk pengorganisasin ini hanya berlaku apabila perusahaanmelakukan sendiri pengolahan datanya. Untuk tercapainya hasil olah data

yang bermutu baik dan menghasilkan informasi yang akurat, maka dalammelakukan pengolahan data tersebut disusun organisasi yang menjalankan pengolahan data serta pembagian tuas untuk setiap individunya. Organisasiyang lumrah digunakan terdiri dari:a.

 

Pimpinan tertinggi yang bertanggung jawab atas keseluruhan fungsi pengolahan data dengan titlelatur wakil presiden direktur, direktur, atautitlelatur yang sejenis. b.

 

Dibantu oleh paling sedikit 3 manajer yaitu:

 

M

anajer operasi yang membawahi operasi peralatan computer, pemrosesan system, pengamanan computer dan penjadwalan penggunaan computer.

 

M

anajer pengendalian masukan²luaran yang membawahi penelitian masukan, pengendalian pemrosesan, analisis, dan pengendalian luaran dan pengendalian koreksi kesalahan.

 

M

anajer pengembangan system yang bertanggungjawab dalam penyelenggaraan kegiatan pembuatan program baru, koreksi program, dan dokumentasi system.Dalam susunan organisasi satuan pengolah data dibuat, premise yangsangat mendasar ialah bahwa pipmpinan tertinggi dari satuan kerja ituharus merupakan bagian dari tim manajemen puncak. Premis dikatakansangat mendasar karena pertimbangan sebagai berikut:a.

 

Pimpinan tertinggi satuan pengolah data harus mempunyai akseslangsung kepada forum pengambialn keputusan strategic dalam perusahaan. b.

 

Pipmpinan tertinggi harus mengetahuio latar belakang dan proses pengambilan keputusan agar dia dapat menentukan dukunganinformasi apa saja yang harus diberikan.c.

 

Agar seluruh jajaran organisasi memahami pentingnya informasidalam manajemen bisnis yang ditangani oleh perusahaan

 

Agar seluruh jajaran organisasi bersedia memberikan masukan datayang diberikan untuk diolah lebih lanjut menjadi informasi.e.

 

Agar perusahaan bersedia melakukan investasi yang diperlukanoleh satuan kerja yang dipimpinnya, baik untuk kepentingan pengadaan perangkat keras, membeli atau mengembangkan sendiri perangkat lunak dan untuk pengembangan tenaga spesialis di bidang pengolahan data.Dalam pengambilan keputusan yang menggunakan informasi yangdihasilkan oleh pengolahan data terdapat berbagai pendekatan, yaitu:a.

 

Pendekatan Sentralisasi.Pendekatan sentralisasi secara umum dapat dikatakan sebagai pendekatan pengolahan data yang terpusat. Ciri-ciri dalam pendekatan sentralisasi untuk pengolahan data adalah adanya satucomputer besar yang berperan selaku pemroses seluruh data,adanya pangkalan data yang menjadi konfigurasi dalam pengolahandata, pemutakhiran dan penyimpanan data yang didistribusikankepada berbagai terminal yang on-line dan adanya alat pencetak atau printer untuk mencetak luaran berupa informasi di atas kertasdan satuan kerja pengolahan data.Keunggulan jika perusahaan menggunakan pendekatansentralisasi dalam pengolahan data, yaitu:

&

 

Dari segi pembiayaan awal, investasi awal atau modal yangharus ditanam besar karena mainframe biasanya mahal. Namundisisi lain biaya operasi dan pemeliharaan dapat dikurangikarena dua alasan yaiu kapasitas pemrosesan berskala besar dan pemanfaat simultan oleh beberapa pemakai pengolahandata.

&

 

Pimpinan satuan pengolahan data dapat melakukan pemantauan yang lebih efektif terhadap lilngkungan yangdihadapi, baik secara internal dalm perusahaan maupun secar

ekternal sehingga berbagai penyesuaian yang diperlukandengan cepat dapat dilakukan.

&

 

Dengan adanya hanya satu pangkalan data, konsistensi datadapat lebih terjamin dari duplikasi penyediaan dan penyimpanan data. Pemutakhiranpun jadi lebih mudah dapatdilakukan.

&

 

Dengan adanya satu pangkalan data, langkah-langkah pengamanan data dapat diambil dengan mudah, suatu hal yangsangat penting dalam kegiatan pengolahan data khususnya pengelolaan bisnis pada umumnya.

&

 

Dengan sentralisasi pengolahan data, perencanaan dan pengembangan karier bagi para tenaga spesialis pengolahandata dengan berbagai jabatan yang mereka pangku dapatdilakukan sedemikian rupa sehingga para tenaga kerja itumerasa ada prospek untuk meraih kemajuan dalam berkarya dimasa yang akan datang.Dibalik keunggulan tersebut ada pula kelembahan dalam pendekatan secara sentralisasi dalam pengolahan data, diantarayaitu:

&

 

W

aktu yang lama untuk mengembangkan segala jenis aplikasiyang sesuai dengan kebutuhan seluruh komponen perusahaankarena satuan kerja pengolahan data memang harus melayaniseluruh perusahaan, abik dalam arti komponen bidangfungsional sebagai pelaksana tugas pokok maupun sebagai pelaksana tugas penunjang.

&

 

Kesulitan dalam alokasi waktu computer kepada komponen perusahaan yang dirasa adil dan sesuai dengan beban kerjayang dipikulnya.

&

 

Timbulnya kesan bahwa pendekatan sentralisasi, para pemilik data merasa kehilangan hak memiliki data yang diperlukanuntuk penyelenggaraan fungsinya karena apabila data tertentu

diperlukannya, ia harus meminta kepada pusat pengolahandata. b.

 

Pendekatan Desentralisasi.Pendekatan desentralisasi dalam pengolahan data yang dimaksuddapat dilihat dari dua sudut pandang, yaitu:a.

 

Dimungkinkan pengolahan atau pemasukan data dari jarak jauhkarena tersedianya fasilitas pengiriman dan penerimaan datamelalui hubungan modem tertentu yang dewasa ini, berkat perkaawinan antar beberapa teknologi komunikasi danteknologi informasi makin banyak jenisnya dan aplikasinya. b.

 

Desentralisasi pengolahan data dikaitkan dengan desentralisasi pola pengambilan keputusan perusahan. Tidak mustahil apabilamanajemen puncak terutama di lingkungan perusahaan besar memutuskan untuk mendelegasikan wewenang pengambilankeputusan kepada manajer satuan bisnis, para manajer bidangfungsional, para manajer cabang bahkan para manajer kegiatanoperasional.Pendekatan seperti ini seringkali digunakan dengan dua pertimbangan utama, yaitu:

&

 

M

anajemen puncak menggunakan gaya manajemen yang partisipasif.

&

 

M

akin canggihnya teknologi pengolahan data sehinggadengan menciptakan jaringan yang tepat, mutu, konsistensi,dan keamanan data dapat terjamin.

&

 

Kelebihan dan Kekurangan. Pada prakteknya, pendekatan yang paling tepat untuk diterapkan adalah penggabungan antara pendekatan sentralik dan pendekatan desentralistik.Artinya ada data dan informasi tertentu yang penggunaanya hanya penting bagi manajemen puncak. Dalam hal itu, pengolahan data ± dalam

arti pengumpulan, pengolahan dan penyimpanannya ± dapat dilakukansecraa terpusat, tanpa menutup pintu bagi pemakai lain dalam jajaran perusahaan. Di samping itu data-data teknis tertentu yang hanya untuk kegiatan operasional tertentu, wajar jika diolah dengan pendekatandesentralisasi. Oleh karena itu, informasi sangat berperan dalammendukung proses pengambilan keputusan pada berbagai eselonkewenangan dalam perusahaan merasa dipercayai oleh manajemen puncak.3.

 

Organisasi Pengolahan Data Berdasarkan Pendekatan Pengolahan yangTerpencar.Pendekatan yang sedemikian pada dasarnya berarti bahwa dalamorganisasi dan mengkoordinasikan pengolahan data yang diperlukan dalam proses berbagai jenis keputusan digunakan metode penempatan kegiatan berbagai aspek pengolahan data ± seperti pengumpulan, pemrosesan dan pengolahannya ± pada para pemakai tertentu, seperti pemakai untuk kepentingan produksi, pemakai untuk kepentingan pemasaran, pemakai untuk kepentingan promosi, pemakai untuk penjualan, dan pemakai untuk manajemaen sumber daya manusia dan sebagainya atau karena pertimbanganwilayah operasi perusahaan yang secara geografis mungkin tersebar luas.Dalam penggunaan pendekatan ini, biasanya ditekankan bahwa manajemen puncak tidak boleh kehilangan kendali pengolahan data perusahaan sebagaikeseluruhan. Oleh karena itu, masing-masing system dihubaungkan kedalamsuatu jaringan melalui komunikasi data, meskipun system yang berlaku padamasing-masing pemakai berbeda satu sama lain dengan aplikasi yangmungkin sangat beraneka ragam, sesuai dengan tanggung jawab fungsionalmasing-masing pemakai. . macam-macam komunikasi data apat disebutsebagai suatu jaringan, yaitu jaringan LAN (Local Area Network),

W

AN(

W

ide Area Network), dan

M

AN (

M

etropolitan Area Network).Yang menarik dari pendekatan ini adalah bentukanya dapat beranekaragam.

M

isalnya, manajemen puncak dapat memutuskan bahwa yang

dipencarkannya hanya terbatas pada pemrosesannya saja, sedangkan hasilnya berupa data yang terkumpul pada satuan pengolah data secara paripurnadalam arti pengumpulan, pemrosesan, penyimpanan, dan penelusurannyakembali untuk digunakan ± sifatnya terbatas, yaitu hanya untuk kepentinganspesifik secara local. Di luar penggunaan yang terbatas seperti itu, semuadilakukan secara terpusat dan dikendalikan oleh satuan pengolah data padatingkat perusahaan.

M

eskipun demikian, sebelum mengambil keputusan untuk menggunakan pendekatan ini, ada beberapa factor yang harusdipertimbangakan.

M

isalnya, karena lokasi tersebar luas, untuk pengendaliansukar dilakukan, tidak mustahil terjadi pemrosesan data yang sesungguhnyatidak diperlukan dalam menjalankan roda perusahaan. Faktor lain yang harusdipertimbangkan adalah kemungkinan terjadinya pengadaan dan pemilikan perangkat keras sedemikian rupa sehingga mempunyai konfigurasi computer yang dimiliki dan digunakan menjadi aneka ragam. Juga mempertimbangkanadanya ketersediaan sumber daya manusia yang harus digunakan secaraefektif dan efisien.4.

 

Pengolahan Data oleh Pemakai Akhir.Kehadiran jenis-jenis alat pengolahan data seperti computer dannotebook mempunyai implikasi yang sangat luas terhadap pengelolaan bisnis,tidak hanya yang menyangkut segi-segi teknis pengolahan data, terutama jugadalam gaya manajerial terutama dalam menentukan pola pengambilankeputusan. Tersedianya sarana dengan teknologi canggih seperti itu padaumumnya dituntut gaya manajerial yang demokratis dalam arti makin banyak mengikutsertakan para bawahan dalam pengambilan keputusan, terutamayang menyangkut tugas pekerjaan para bawahan. Salah satu dampak dari perkembangan teknologi informasi demikian ialah kecenderungan tersedianyasangat banyak informasi baik bagi pimpinan pada eselon yag lebih tinggimaupun bagi pemakai akhir yang bersangkutan sendiri padahal belum tentusemuanya relevan sebagai suatu resource. Selain itu mempunyai konsekuens

bagi manajemen puncak, yaitu bahwa jangan sampai manajemen puncak kehilangan kendali atas pengolahan informasi dalam lingkungan perusahaanyang berarti terdapat berbagai kegiatan yang tetap diselenggarakan secaraterpusat seperti pemilihan dan pembelian perangkat keras, pengujian perangkat lunak, dan penentuan kebijakan tentang program, systemdokumentasi, pembentukan standar mutu informasi dan prosedur yang harusditaati dalam koordinasi pengolahan data.5.

 

Integrasi Antara Komputer Pusat dan Komputer Kecil.Untuk kepentingan tertentu seperti pemindahan data dari computer kecilke computer pusat atau sebaliknya, dapat disusun organisasi satuan kerja pengolah data dengan pendekatan integrasi antara kedua jenis computer tersebut. Jenis pemindahan tersebut adalah:

&

 

Uploading == yaitu pemindahan data yang berlangsung dari computer kecil ke computer pusat. Pada saat uploading yang biasa terjadi adalahdata yang diterima dari computer kecil masih perlu pengolahan lebihlanjut, karena computer kecil tidak memiliki kemampuan untuk mengubah data yang ada pada ingatannya menjadi informasi dalam bentuk yang spesifik diperluukan oleh pihak tertentu dalam perusahaan.

&

 

Downloading == yaitu pemindahan data dari computer pusat kecomputer kecil. Donwnloading yang dilakuakn, biasanya berisi informasidari computer pusat yang dikirimkan ke computer kecil sudah siapdigunakna untuk kepentingan tertentu.6.

 

Pemrosesan Data oleh Pihak Ketiga.Karena pertimbangan tertentu, seperti terbatasnya kemampuankeuangan dan kemampuan sumber daya manusia untuk pengolahan data,maka perusahaan menyerahkan pemrosesan data tersebut kepada pihak ketiga, biasanya bentuknya adalah salah satu dari tiga bentuk yang dikenalyaitu menyerahkan sepenuhnya kepada suatu perusahaan yang memberikan

 

jasa pengolahan data kepada yang memerlukannya, berbagi waktu computer dengan perusahaan lain dan yang dikenal dengan istilah outsourcing. Dalamoutsourcing perusahaan harus membayar kepada pihak ketiga tersebut dan jumlah biaya yang dibayarkan berbeda dari satu pendekatan ke pendekatanyang lainnya dan ditentukan adanya negosiasi antar pihak yang terkait.Pelaksanaan outsourcing disini sudah mulai berkurang karena adanya biayayang lebih mahal serta kerahasiaan yang kurang terjamin daripada biaya yangdikeluarkan perusahaan untuk pengembangan sumber daya yang dibutuhkandalam pengolahan data.7.

 

Perangkat Keras Pengolahan Data.Pengolahan data secara elektronik menggunakan perangkat keras yang juga dikenal dengan istilah piranti keras yang disebut computer. Komputer dapat dikatakan sebagai suatu system karena terdiri dari beberapa komponenunsure atau alat seperti unit perosesan sentral (CPU), monitor, hard disc, danlainnya.Dengan berbagai konfigurasinya, computer dikatagorikan menjadi 2 jenis yaitu:a.

 

Komputer digital: Yaitu computer yang bekerja dengan caramenghitung . Angka, huruf, dan symbol disajikan sebagai angka-angaka diskrit 1 dan 0 yang dikenal dengan istilah digit biner. b.

 

Komputer Analog: Yaitu computer yang mengukur kuantitaselektronik atau fisik secara berlanjut, misalnya suhu atau dimensisesuatu.Berdasarkan criteria kecepatan, basarnya otak atau memori dan besarancomputer, dapat dibagi menjadi:a.

 

Komputer Besar (

M

ainframe).Komputer yang paling besar yang mampu memproses data dengankemampuan maksimal, sampai dengan jutaan instruksi tiap detik,selain itu computer ini juga mempunyai kapasitas menyimpan data

storage) dalam jumlah yang sangat besar. Salah satu sub katagoricomputer besar ialah super computer yang memiliki kemampuandan kecepatan yang tinggi sehingga menyebabkan harga daricomputer ini tergolong sangat mahal. b.

 

Komputer

M

ini.Computer ini memiliki cirri-ciri seperti ukurannya yang kecil,kecepatan dalam mengolah data relative lambat, kapasitas penyimpanan data yang tidak besar serta harga yang relative murah.Biasanya digunakan dalam bisnis untuk pemrosesan dengan pangkalan data, jaringan on-line, aplikasi yang tidak terlalu rumit,dan berperan sebagai sarana pengolah data dalam usaha yang berskala kecil.c.

 

Computer

M

ikro.Terdapat dua jenis computer mikro yaitu Personal Computer (PC)dan Notebook yang tidak hanya popular dalam kalangan usaha tapi jugabanyak digunakan secara perseorangan. Namun kemampuannyaterbatas dan harganya dapat dikatakan murah.d.

 

Komputer Nano.Kalkulator dapat dikatakan sebagai computer nano karena denganukuran yang kecil namun mengandung teknologi yang tinggi.Ukurannya yang sangat kecil sehingga sering pula disebut sebagaicomputer saku.8.

 

Aplikasi Data dan Pemeliharaan SistemPara manajer pengelola suatu perusahaan pasti dihadapkan padakeharusan untuk mengambil keputusan yang menyangkut berbagai kegiatan perusahaan yang dikelolanya. Sedangkan untuk semua jenis keputusan harusdidasarkan pada dukungan berbagai informasi sebahgai hasil olahan data.Dalam manajemen bisnis penggunaan pengolahan data elektronik padaumumnya berorientasi pada tersedianya informasi yang mutahir, akurat, dapat

dipercaya serta disimpan sedemikian rupa sehingga mudah ditelusuri dandiambil dari tempat penyimpanannya pada waktu dibutuhkan.Komponen system pengolahan data elektronik untuk berbagai jenisaplikasi terdiri paling tidak lima komponen yaitu:a.

 

Sumber daya manusia, yaitu berfungsi sebagai pengendali dan untuk emnjalankan system elektronik yang ada untuk pengolahan data, apabilasystem yang ada sudah baik akna tetapi sumber daya manusia kurangmendukung jalannya system tersebut, maka system yang ada tidak dapat berjalan sebagai mana semestinya. b.

 

Prosedur, berperan sebagai aturan main dalam menjalankan rodaorganisasi dan dalam menyelenggarakan berbagai fungsi dalam rangka pencapaian tujuan dan sasaran perusahaan. Dalam hal ini penjalananfungsi menggunakan elektronik, prosedur merupakan instrument yangmenjamin bahwa keseluruhan proses pengolahan data telah dijalankandengan baik dan sebagai mana mestinya.c.

 

Fasilitas fisik, dalam hal ini harus diperhatikan adnaya sarana dan prasarana fisik dari alat yang ada dengan personal yang menggunakannyaharus terpenuhi dan terjamin kerahasiaannyad.

 

Perangkat keras, terdiri dari CPU, alat untuk memasukkan data, alat-alatluaran, alat pendukung dan penyimpan tambahan.e.

 

Perangkat lunak yang sering disebut dengan istilah program,programadalah intruksi yang diberikan kepada komputer yang memungkinkankomputer mengerjkan pekerjaan yang diinginkan oleh pemogram. Dalam pengoperasian komputer,perangkat lunak mempunyai paling sedikitfungsi,yaitu:a.

 

M

engelola berbagai sumber daya komputeryang dimilki oleh perusahaan. b.

 

M

engembagkan berbagai sarana yang dapat dipakai oleh sumber dayamanusia sehingga pemanfaatannyamenjadi optimal.c.

 

M

enjebatani peranan informasi sebagai hasil olahan datadengan perusahaan yang bersangkutan.

Pada dasarnya terdapat dua jenis perangkat lunak,yaitu perangkatlunak sistem dan perangkat lunak aplikasi .Perangkat lunak sistem adalahseperangkat program yang fungsinya adalah mengkoordinasikan danmengendalikan penggunaan perangkat keras disamping sebagai wahanauntuk mendukung pelaksanaan perangkat lunak aplikasi.Dan perangkatlunak aplikasi adalah Intruksi yang ditulis oleh atau untuk pemakai agar  pemakai dapat mengaplikasikannya untuk bidang tugas masing ± masing,baik yang sifatnya teknis maupun non teknis.9.

 

Faktor-faktor yang dipertimbangkan dalm memilih sistem pengolahan data.Faktor-faktor yang biasanya dipertimbangkan antara lain:a.

 

Kesesuaian konfigurasi perangkat keras dan jenis-jenis perangkatlunak dengan kebutuhan perusahaan,baik untuk kepentingan pengambilan keputusan pada berbagai eleson manajemen,seperti perumusan dan penentuan strategi akbar perusahaan oleh manajemen puncak,strategi induk satuan bisnis atau bidang fungsional,strategidasar bagi kegiatan operasional dan untuk kepentingan penyimpananinformasi,baik yang mempunyai nilai historis bagi perusahaan maupununtuk kepentingan pengelolaan bisnis,tetapi tidak segera dibutuhkan. b.

 

Pertimabangan organisasioanal, baik kemudahan pengoperasiannyakarena tersedianya sumber daya manusia yang memiliki pengetahuanyang memadai tentang informatika dan keterampilan teknis tentang pengolahan data.c.

 

Pertimabngan efisiensi,buakn hanya dalam pengoperasian satuan kerja pengolahan data,melainkan dalan upaya meningkatkan efisiensi kerja perusahaan sebagai keseluruhan.d.

 

Tersedia tidaknya bantuan apabila diperlukan,baik yang berkaitandengan perangkat keras,perangkat lunak,maupun untuk sumber daya

manusia,misalnya dalam bentuk pendidikan lanjutan dan pelatihandalam rangka pemuthakiran ketrampilan.B.

 

AUDIT FUNGSI PENGOLAHAN DATASebagaimana halnya dengan pelaksanaan audit terhadap berbagai fungsidalam suatu perusahaan,audit fungsi pengolahan pun padaakhirnya ditujukan pada peningkatan efisiensi,efektivitas,dan produktivitas kerja perusahaan yang bersangkutan.dan yang menjadi objek perhatian para pelaksana audit dalam bidang ini menyangkut:a.

 

Dukungan satuan pengolahan data kepada manajemen b.

 

Perencanaan pengolahan data.c.

 

Organisasi pengolahan data.d.

 

Pengendalian data.a.

 

Dukungan satuan pengolahan data sebagai sasaran auditDari pembahasan dalam bab ini telah tamapak dengan jelas bahwasalah satu tolok ukur keberhasilan satuan kerja pengolahan datamenyelenggarakan fungsi dan menjalankan kegiatanya ialahkemampuannya meberukan dukungan informasi kepada seluruh perusahaan.Berati dukungan itu harus terlihat dan dirasakan dalam hal penyusunan strategi akbar oleh manajemen puncak,strategi induk oleh paramanajer satuan kerja bisnis,strategi pasar oleh pimpinan semua bidangfungsional-baik dalam arti tugas pokok maupun tugas penungjang danstrategi operasional yang dirumuskan dan ditentukan oleh para manajer operasi. Hal-hal yang dikemukaakan diatas dapat dikatakan berp sasranstrategi pengolahan data dan seluruh aktivitas pengolahan data pada

akhirnya hars diarahkan pada pencapaian berbagai sasaran strategitersebut.Oleh karena itu,pelaksana audit harus mampu menemukan faktatengtang mampu tidaknya satuan pengolah data menyelenggarakanfungsinya,apa faktor-faktor penyebab keberhasilannya dan kendala apayang dihadapi. b.

 

Perencanaan Pengolahan data sebagai sasaran audit.Perencanaan pengolaha data yang menjadi sasaran audit mencangkup:a.

 

Keputusan manajemen tentang pelaksana studi kelayakan yang dapatdilakukan oleh para tenaga ahli yang sudah terdapat dalam suatu perusahaan atau menyerahkannya kepada konsultan. b.

 

Konfigurasi perangakat keras dan perangkat lunak yang diperlukansesuai kebutuhan perusahaan akan informasi dalam berbagai bentuk,jumlah dan jenisnya.c.

 

Keputusan manajemen tentang jumlah investasi untuk kepentingan penyediaan sarana dan prasarana pengolahn data.d.

 

Pola pengolahan data,apakah mengikuti polasentralisasi,desentralisasi,pengolahan data didistribusikan.e.

 

Pententuan lokasi fisik pengolahan data dengan komponennya.f.

 

Penelitian tentang para pemasok.g.

 

Pengadaan perangkat keras dan perangkat lunak,termasuk instalasinya.c.

 

Organisasi pengolahan data sebagai sasaran auditKegiatan-kegiatan yang dilakukan melembaga dalam satuan kerja pengolahan data.Dengan demikian,audit berupaya untuk meneliti:a.

 

Tepat tidaknya letak satuan kerja dalam jajaran perusahaan dalam artimemungkinkannya mempunyai akses terhadap forum pengambilankeputusan tertinggi dalam perusahaan.

b.

 

Susunan organisasi yang menggambarkan fungsi-fungsi utama dalam pemprosesan data.c.

 

Pengaturan tata ruang pengolahan data.d.

 

Jenis-jenis pengetahuan dan keterampilan para pengolah data.e.

 

Ada tidaknya uraian pekerjaan bagi para pejabat dan petugas pengolahdata.f.

 

Lokasi komputer mini dan komputer miko serta data.g.

 

Pola koordinasi dan interaksi antara satuan pengolahan data dengan berbagai mitra kerjanya,yaitu para pengguna informasinya yang sekaligussebagai sumber data dalam perusahaan.Singkatnya,melalui audit hendaknya bisa ditemukn apakah organisasi pengolahan data sudah tepat,apakah terjadi over organizing atau sebaliknyaonder organizing.d.

 

Pengendalian sebagai sasaran auditBanyak perusahaan yang memilki instalasi pengolahan data sendiriyang berarti bahwa pertimbangan keamana data dan informasi merupakanhal yang sangat penting dalam kehidupan organisasi.Keamanan data daninformasi yang dimaksud anatra lain ialah :a.

 

Jangan sampai data atau informasi jatuh ke tangan orang atau puhak yang tidak berhak,terutama yang sifatnya rahasia perusahaan,sepertidata hasil penelitian dan pengembangan produk baru atau peningkatan produk lama,data keuangan dan data-data lain yang penting bagikelangsungan hidup dan perkembangan perusahaan. b.

 

Pengamanan akses ke tempat penyimpanan data dalam arti tidak mudah dimasuki oleh pihak-pihak yang tidak berhak meskipunmereka adalah orang-orang dalam.c.

 

Pengambilan tindakan pengamanan agar data dan informasi yangsudah diolah dengan susah payah dengan menggunakan tenaga yang

mahal,peralatan yang tidak murah,dan waktu yang tidak sedikit,tidak mudah rusak atau tidak ditempatkan pada lokasi yang rawan bahayakebakaran,kelembapapn,dan bahaya sejenisnya.Dengan demikian pelaksanaan audit mencapai sasaranya,yaitu membantumanajemen dalam upaya meningkatkan efisiensi,efektivitas,dan produktivitas perusahaan yang akan memungkinkannya meraih kemajuandalam perolehan keuntungan,mampu tumbuh dan berkembang serta proaktif dalam menghadapi perubahan dimasa depan yang sealu penuhdengan tantangan,hambatan,ketidakpastian dan peluang

 

 

 

Leave a comment

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s